Os serviços de buffet determinam grande parte do sucesso de uma festa. Depois da cerimônia, é o aspecto mais importante da recepção. E, para garantir os melhores resultados, os noivos devem dedicar uma atenção muito especial a isso, destacando a definição do cardápio e a escolha pelo tipo de serviço. Algumas questões são definidas durante as degustações e outras podem ser definidas em reuniões ou contatos específicos.
Alguns buffets oferecem degustações abertas, em caráter de cortesia, antes de fechamentos de contratos. Alguns cobram um valor previamente definido e, eventualmente, depois descontam do valor do contrato fechado.
Principais critérios que podem orientar a tomada de decisão:
- Estilo dos noivos e famílias
- Religião
- Verba orçamentária
- Local
- Estação do ano
- Horário do casamento
- Quantidade de convidados
- Perfil dos convidados
- Layout cenográfico
A seguir, pautamos algumas dicas, para facilitar o planejamento deste serviço:
- Façam pesquisas entre amigos e conhecidos, mas decidam pela própria opinião.
- Conheçam de perto cada uma das opções, pelas quais tenham interesse, com critérios previamente definidos.
- Ao participar de eventos, aproveitem para observar os aspectos que mais apreciarem e os mais críticos, com os quais devem ser mais cuidadosos.
- Tentem ir formando o “perfil” de buffet que mais se adequará ao casamento de vocês.
- Criem um conceito ou identidade própria, a partir do estilo de vocês, das famílias e dos convidados.
- Selecionem os buffets que mais se aproximam do perfil ou padrão de casamento que vocês definiram e visitem pelo menos 3 diferentes.
- Evitem participar de mais de uma degustação num mesmo dia.
- Tentem provar o máximo de opções em poucas quantidades e evitem o que parecer “conflitante” ou “duvidoso”. Se for o caso, distribuam as opções entre o grupo da família, cada um pode provar algo diferente e vocês trocam as impressões.
- Destaquem os pontos mais importantes para a tomada de decisão.
- Observem os pontos críticos ou que não atendam ao que haviam idealizado e verifiquem se existem compensações que justifiquem a escolha.
- Elejam um buffet que seja flexível e que possa personalizar os serviços, de acordo com o que vocês desejarem.
- Não escolham o buffet pelo valor mais barato. Pesquisem o valor médio de mercado, para ter parâmetros de decisão.
- Para negociar valores, observem o que poderá ser eliminado do cardápio e o que é imprescindível. Se for pouca diferença, algumas vezes não compensa a economia.
- A localização é muito importante. Alguns alimentos, como ostras por exemplo, são mais apropriados para casamentos na praia, outros combinam mais com o campo.
- Evitem escolher comidas muito pesadas, de digestão mais delicada.
- O menu deve ser pensado para agradar a maioria dos convidados. Se forem mais jovens, vale pensar em algo mais descontraído. Os mais velhos preferem alimentos mais tradicionais.
- Tenham cuidado com escolhas muito extravagantes que possam provocar algum “estranhamento” em quem não está acostumado.
- Optar por variedade de pratos e evitar a repetição de ingredientes.
- Observar a apresentação dos pratos e tentar variar as cores e o estilo, para que não tenham a mesma “cara”.
- Analisar as opções de cardápio e considerar alguns convidados que tenham restrição alimentar.
- Os pratos devem ser atraentes e parecer apetitosos.
- Provem as opções oferecidas, na mesma ordem em que serão servidas no casamento.
- Cuidado com pratos que exigem habilidade especial com talheres específicos.
- Questões relativas à religião também interferem no cardápio. Neste caso, é possível oferecer alguma alternativa específica.
- Crianças podem ter um cardápio especial, mais simples e, até uma mesa separada, com serviço diferente dos adultos.
- Pratos regionais exigem ingredientes específicos da região e é importante certificar-se da safra mais apropriada, se for o caso.
- No verão, é importante contar com, pelo menos, uma opção mais leve e refrescante.
- No inverno, os caldinhos quentes são ótimas opções de entrada ou finzinho de noite.
- Na madrugada, sempre cai bem um lanchinho extra, especialmente para os convidados mais animados na pista.
- Combinem o valor do menu para os prestadores de serviços contratados e negociem os detalhes, garantindo que tenham um local apropriado para alimentarem-se dignamente.
- O coquetel antes do almoço ou jantar e até da cerimônia, dependendo do local, é muito agradável para os convidados e permite um tempo para fotografias de noivos, em área externa, por exemplo.
- Antes e durante a cerimônia, manter um ponto de apoio com água mineral ou aromatizada e balinhas, com um garçom ou copeira à disposição.
- Ilhas temáticas são ótimas opções para apresentar opções específicas de cardápio, que possam refletir a origem das famílias ou gostos gastronômicos.
- Se tiver um bar, pensar em oferecer algum tipo de drink ou coquetel sem álcool.
- Os canapés e comidinhas do coquetel devem apenas “abrir o apetite”, sem exageros para não prejudicar o aproveitamento do almoço ou jantar.
- Se o casamento terá apenas o serviço de coquetel, este deve ser bem servido e com cuidados em relação ao horário, para evitar que os convidados se sintam desconfortáveis e com fome.
- O tipo de serviço a ser adotado, depende muito especialmente da quantidade de convidados. Serviço à francesa se adequam aos eventos de pequeno porte e os serviços à americana são ótimos para grande número de pessoas.
- Um ponto de buffet serve um número médio de 100 pessoas. Verifiquem a dinâmica e uma montagem que evite filas ou desconfortos.
- Para sobremesas, evitar opções muito pesadas e oferecer ao menos uma opção com frutas da época.
- Solicitar opinião especializada sobre as bebidas mais adequadas para harmonizar com o cardápio escolhido e levar na degustação. Fornecê-las a tempo de gelar adequadamente, quando for o caso.
- Dimensionar a quantidade de bebidas que serão fornecidas pelo buffet e/ou pelos noivos.
- Aproveitar promoções do comércio e viagens de familiares para realizar a compra de bebidas em boas condições de preço e que tenham um bom prazo de validade.
- Avaliar a dinâmica dos serviços. Entre um prato e outro não pode passar mais de 20 minutos de intervalo.
- Independente de outras degustações anteriores ao casamento, realizar uma degustação específica para confirmar o menu, alguns dias antes, com tempo de antecedência para produção dos menus gráficos, se for o caso.
- Aproveitar para definir o tipo de dobra do guardanapo.
- Caso pareça mais proveitoso, o bolo e os docinhos poderão ser degustados em ocasiões diferentes.
- Docinhos podem ser degustados por meio de “amostras” oferecidas por fornecedores diferentes. Alguns deles cobram pela degustação e, em caso de fechamento, deduzem o valor.
- Os acompanhantes da degustação devem ter uma autorização do buffet e este número deve ser respeitado.
- É bom considerar a opinião de todos os participantes da degustação (pais ou familiares) e até promover uma votação democrática, para definição do cardápio.
- Procurem anotar as observações no próprio cardápio/orçamento.
- Verifiquem a louça, copos, talheres, bandejas, tolhas, guardanapos e outros itens dos serviços. Se for o caso, negociem alternativas de substituição.
- Fotografem os pratos antes de consumir e se certifiquem sobre a apresentação pois, alguns buffets tem propostas diferenciadas, para degustar e para o dia do evento.
- Questionar sobre a quantidade de garçons, copeiras e maîtres que realizarão os serviços, no dia do casamento.
- O layout interfere e, caso optem por um serviço informal, sem mesas, evitem alimentos que exijam muito manejo com talheres.
- Definam um layout confortável, com boa circulação entre móveis e, se houver pista de dança, é preciso avaliar se é de bom tamanho.
- Na definição do layout e dos pontos de buffet, cuidado com pontos conflitantes, como acesso aos toilletes, por exemplo.
- Definir se vão querer mesa comunitária, de que forma ficará posicionada e com quantos lugares será composta.
- Conversar sobre o corte do bolo e sobre o brinde, combinando como serão os procedimentos.
- Pontuar exigências, de modo bem firme e fazer constá-las em contrato.
- Se houver algo diferenciado a solicitar, compreender que podem representar custos adicionais. Avaliem dentro do orçamento para não extrapolar.
- Observar se a temperatura das bebidas servidas está adequada e atende suas expectativas.
- Caso a cerimônia de casamento seja realizada no mesmo espaço da recepção, geralmente os serviços de buffets são interrompidos.
- Observar os uniformes e, se for o caso, combinar as preferências, adequando-as aos serviços.
- Definam um cronograma com previsão de todos os serviços.
- Solicitem a montagem da mesa de café durante os serviços de sobremesa.
- Caso tenham alguma programação de shows ou homenagens, combinem a forma de conciliá-los e que não interfiram na qualidade dos serviços.
- Definir ou negociar a cobrança de taxas por bebidas fornecidas pelos noivos.
- Combinar a forma de entrega de bebidas, alimentos ou outros itens, de modo a garantir o tempo necessário de preparação dos mesmos, para o casamento.
- Combinem as questões relacionados ao número excedente de convidados. Alguns buffets garantem 10% de margem, com a mesma qualidade e, o excedente do número contratado, é pago de acordo com o combinado em contrato, geralmente logo após o casamento.
- Se o buffet for fechado junto com o espaço, é preciso verificar quais os serviços estão inclusos. Se for o caso, é preciso contratar à parte.
- Normalmente o número oficial de convidados é fechado alguns dias antes, após o encerramento dos serviços de RSVP (confirmação de presença).
- Analisem com cuidado as condições sobre possíveis quebras de materiais. Muitos buffets tem a prática de cobrar por eventuais prejuízos.
- Caso tenha algum custo de frete, tente negociar outros itens que possam utilizar o mesmo transporte.
- Verifiquem a respeito das sobras de alimentos e bebidas. Alguns buffets entregam o que sobrou, mas é preciso providenciar material para o transporte adequado.
- Caso desejem contratar serviços alternativos de alimentação, como um food truck ou food bike, combinem como será a logística do trabalho em conjunto.
- Contem com os serviços de assessoria para acompanhar tudo, desde a degustação até o pós casamento. Se for o caso, contratem serviços avulsos.
Fonte: Elizabeth Silva
Presta serviços ao Grupo Maggiore, como consultora de apoio estratégico.
Eespecializada em eventos, com atuação em diversos segmentos como assessora, docente e consultora. Criou vários cursos de eventos para o SENAC e coordenou a fase de implantação do curso Casar, quando assinado por Vera Simão. Realiza suas atividades, em conjunto com parceiros, por meio da empresa Grupo Consulte, é cogestora do portfólio multitemático de eventos TOP Inspire® e da Central Colmeia – Serviços de Conveniência.